Politique de confidentialité

Dernière modification : 22 février 2019

La présente politique de protection des renseignements personnels (la « Politique ») de Les Librairies indépendantes du Québec, coopérative et de l'Association pour la promotion de la librairie indépendante (collectivement, « Les Libraires »), propriétaire et exploitante des sites Web accessibles aux adresses leslibraires.ca, revue.leslibraires.ca et quialu.ca est basée sur les principes énoncés dans le « Code type sur la protection des renseignements personnels » (CAN/CSA-Q830-96).

Rien dans cette Politique n'a pour effet de créer des obligations pour Les Libraires au-delà de celles imposées par les lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Dans la présente Politique:

  • « Renseignement personnel » signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier.
  • « vous » réfère à vous en tant que client ou employé de Les Libraires ou en tant qu'utilisateur de l'un de ses services (les « Services »).

La présente Politique couvre les aspects suivants de la protection des renseignements personnels:

  1. Responsabilité
  2. Objectifs
  3. Consentement
  4. Limites de la cueillette
  5. Limites de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation
  6. Exactitude
  7. Mesures de sécurité
  8. Transparence
  9. Accès des individus à leurs renseignements personnels
  10. Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes

RÉSUMÉ DE LA POLITIQUE

  1. RESPONSABILITÉ: Les Libraires a désigné un ou des individus responsables du respect de cette Politique par Les Libraires.
  2. OBJECTIFS: Les fins pour lesquelles des Renseignements personnels sont recueillis seront généralement déterminées par Les Libraires au moment de la cueillette ou avant celle-ci.
  3. CONSENTEMENT: Votre consentement à la cueillette, à l'utilisation et à la divulgation de vos Renseignements personnels est requis, sauf lorsque cela est inapproprié.
  4. LIMITES DE LA CUEILLETTE: La cueillette de renseignements personnels se limitera aux fins déterminées par Les Libraires. Les Renseignements seront recueillis de manière honnête et licite.
  5. LIMITES DE L'UTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA CONSERVATION: Les Renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf avec votre consentement ou à moins que la loi ne l'exige. Les Renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
  6. EXACTITUDE: Les Renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
  7. MESURES DE SÉCURITÉ: Les Renseignements personnels seront protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
  8. TRANSPARENCE: Les Libraires rendra facilement accessible de l'information précise sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des Renseignements personnels.
  9. ACCÈS DES INDIVIDUS À LEURS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS: Sur demande, vous serez informé de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de vos Renseignements personnels et obtiendrez l'accès à ces Renseignements personnels. Vous pourrez contester l'exactitude et l'intégralité des Renseignements personnels en question et y apporter les corrections appropriées.
  10. POSSIBILITÉS DE PORTER PLAINTE À L'ÉGARD DU NON RESPECT DES PRINCIPES: Vous pouvez contester le respect de cette Politique par Les Libraires en vous adressant aux personnes responsables d'en assurer le respect.

GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le nom ou titre et l'adresse de la personne responsable des politiques et des pratiques de Les Libraires et à qui il faut acheminer les plaintes et les demandes de renseignements est:

CONTENU DE LA POLITIQUE

1. RESPONSABILITÉ

Les Libraires a désigné un ou des individus responsables du respect de la présente Politique.

La responsabilité de s'assurer du respect par Les Libraires de la Politique incombe à la ou aux personnes désignées, même si d'autres personnes au sein de Les Libraires peuvent être chargés de la cueillette et du traitement quotidiens des Renseignements personnels. D'autres personnes au sein de Les Libraires peuvent également être délégués afin d'agir au nom de la ou des personnes désignées.

Le nom de la ou des personnes désignées par Les Libraires afin de s'assurer du respect par Les Libraires de cette Politique sera communiqué sur demande s'il n'est pas précisé à l'intérieur de ce document.

2. OBJECTIFS

Les fins pour lesquelles des Renseignements personnels sont recueillis seront généralement déterminées par Les Libraires au moment de la cueillette ou avant celle-ci.

Les Libraires documentera les fins pour lesquelles les Renseignements personnels sont recueillis. Dépendamment de la manière dont se fait la cueillette, cela peut se faire oralement ou par écrit. À titre d'exemple, un formulaire de demande en ligne peut faire état de ces fins.

Le fait de préciser les fins de la cueillette de Renseignements personnels au moment de la cueillette ou avant celle-ci permet à Les Libraires de déterminer les Renseignements personnels dont elle a besoin pour atteindre ces fins. Les Libraires ne recueillera que les Renseignements personnels nécessaires aux fins mentionnées.

Les fins pour lesquels Les Libraires peut recueillir vos Renseignements personnels comprennent:

  • fournir, maintenir, personnaliser et améliorer les Services;
  • permettre à Les Libraires d'effectuer des opérations internes en lien avec ses Services; et
  • envoyer ou faciliter les communications entre Les Libraires ou ses librairies affiliées et vous en lien avec les Services.

Avant de se servir de Renseignements personnels à des fins non précisées antérieurement, les nouvelles fins doivent être précisées avant l'utilisation. À moins que les nouvelles fins auxquelles les Renseignements sont destinés ne soient prévues par une loi, Les Libraires obtiendra le consentement de la personne concernée avant d'utiliser les Renseignements à cette nouvelle fin.

Les Libraires s'engage à rendre accessible et disponible les fins auxquelles sont destinés les Renseignements personnels recueillis.

3. CONSENTEMENT

Votre consentement à la cueillette, à l'utilisation et à la divulgation de vos Renseignements personnels est requis, sauf lorsque cela est inapproprié. (À titre d'exemple, pour des raisons d'ordre juridique, médical ou de sécurité, il peut être impossible ou peu réaliste d'obtenir un consentement).

Votre consentement à la cueillette, à la divulgation ou à l'utilisation de vos Renseignements personnels doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques. Un tel consentement n'est valide que pour le temps nécessaire à l'atteinte des objectifs pour lequel il est demandé.

Généralement, Les Libraires s'engage à obtenir le consentement au moment de ou avant la cueillette. Dans certaines circonstances, le consentement à l'utilisation ou à la divulgation des Renseignements personnels peut être obtenu après la cueillette mais avant l'utilisation (par exemple, lorsque Les Libraires souhaite utiliser des Renseignements personnels à des fins qui n'avaient pas été identifiées précédemment).

Pour que le consentement soit significatif, les fins pour lesquelles les Renseignements personnels seront utilisées seront énoncées de façon à ce que vous puissiez raisonnablement comprendre de quelle manière les Renseignements personnels seront utilisés ou communiqués.

Les Libraires n'exigera pas, comme condition à fournir un bien ou un service, un consentement à la cueillette, à l'utilisation ou à la divulgation de Renseignements personnels autres que ceux nécessaires pour réaliser les fins indiquées.

La manière dont Les Libraires chercher à obtenir le consentement peut varier selon les circonstances et le type de Renseignements personnels recueillis. En général, Les Libraires cherchera à obtenir un consentement explicite si les Renseignements personnels sont susceptibles d'être considérés comme étant de nature sensible. Un consentement implicite sera généralement jugé suffisant lorsque les Renseignements personnels sont de nature moins sensible. Le consentement peut également être donné par un représentant autorisé (comme par un tuteur légal ou par une personne munie d'une procuration écrite). Le consentement ne sera pas obtenu par un subterfuge.

Vous pouvez consentir de plusieurs manières. À titre d'exemple:

  • un formulaire de demande en ligne peut être utilisé pour obtenir le consentement, recueillir des Renseignements personnels et vous informer de l'utilisation qui sera faite des Renseignements personnels. En remplissant et en nous retournant le formulaire, vous consentez à la cueillette de Renseignements et aux usages précisés;
  • une case peut être utilisée afin de vous permettre d'accepter expressément que votre nom ainsi que votre adresse soient communiqués à d'autres organisations;
  • le consentement peut être donné de vive voix lorsque les Renseignements personnels sont recueillis par téléphone; ou
  • le consentement peut être donné au moment où un produit ou service est utilisé.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable.

Le consentement à la divulgation de Renseignements personnels d'un tiers peut être fourni par vous à Les Libraires afin qu'elle recueille les Renseignements personnels de ce tiers.

Les Libraires recueillera des Renseignements personnels auprès de vous seulement, sauf si vous consentez à ce qu'elle puisse en recueillir auprès de tiers. Toutefois, Les Libraires peut, sans votre consentement, recueillir ces Renseignements personnels auprès d'un tiers si la loi l'autorise. Elle peut également le faire si elle a un intérêt sérieux et légitime et si l'une ou l'autre des conditions suivantes se réalise:

  • les Renseignements personnels sont recueillis dans votre intérêt et ne peuvent être recueillis auprès de vous en temps opportun; ou
  • la cueillette auprès d'un tiers est nécessaire afin d'assurer l'exactitude des Renseignements personnels.

4. LIMITES DE LA COLLECTE

La cueillette de renseignements personnels se limitera aux fins déterminées par Les Libraires. Les Renseignements seront recueillis de manière honnête et licite.

Les Libraires spécifiera le type de Renseignements personnels recueillis dans le cadre de leurs politiques et pratiques de gestion de l'information. Les Renseignements personnels recueillis peuvent inclure, sans s'y limiter, vos nom et prénom, votre adresse civique, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, certaines informations relatives à votre carte de crédit et l'historique de vos commandes.

Les Libraires peut constituer un dossier sur vous.

Lorsque Les Libraires constitue un dossier sur vous ou enregistre vos Renseignements personnels dans un fichier de celui-ci, elle fera une inscription indiquant la source de tout Renseignement personnel recueilli auprès d'un tiers lorsque ce tiers est une personne qui exploite une entreprise. Cette inscription fait partie de votre dossier.

Les Libraires ne peut refuser d'acquiescer à une demande de bien ou de service ni à une demande relative à un emploi à cause du refus de la personne qui formule la demande de lui fournir un Renseignement personnel sauf dans l'une ou l'autre des circonstances suivantes:

  • la cueillette est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat;
  • la cueillette des Renseignements personnels est autorisée par la loi; ou
  • il y a des motifs raisonnables de croire qu'une telle demande n'est pas licite.

5. LIMITES DE L'UTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA CONSERVATION

Les Renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf avec votre consentement ou à moins que la loi ne l'exige. Les Renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

Les Libraires élaborera des lignes directrices et des procédures pour la conservation et la destruction des Renseignements personnels. Ces lignes directrices préciseront les durées minimales et maximales de conservation. (Les Libraires peut être assujettie à des exigences prévues par la loi en ce qui concerne les périodes de conservation).

Les Libraires ne divulguera pas à un tiers vos Renseignements personnels, sauf si vous y consentez, ou si cette divulgation ou utilisation est prévue par la loi.

Par exemple, dans l'exploitation de son entreprise, les employés, mandataires et agents autorisés de Les Libraires ainsi que tout fournisseur ayant un contrat de travail ou de service avec Les Libraires peuvent avoir accès à des Renseignements personnels sans votre consentement si les Renseignements personnels sont nécessaires à l'exercice de ses fonctions ou à l'exécution de son mandat ou de son contrat.

Les Libraires peut, sans votre consentement, divulguer des Renseignements personnels contenus dans un dossier qu'elle détient à une agence d'archivage si cette agence d'archivage est une personne qui exploite une entreprise qui a pour objet d'acquérir, de conserver et de diffuser des documents pour leur valeur d'information générale et si ces Renseignements personnels sont communiqués dans le cadre d'un transfert ou d'un dépôt des archives de l'entreprise.

Des Renseignements personnels peuvent également être divulgués sans votre consentement à des fins de recherche si les documents ne sont pas structurés de manière à pouvoir identifier une personne par référence à son nom, à un signe ou symbole propre à celle-ci et s'il n'y a aucun moyen de repérer ces Renseignements personnels à partir d'une telle référence.

Toute personne qui détient des Renseignements personnels pour le compte de Les Libraires peut, lorsqu'elle est saisie d'une demande d'accès ou de rectification par une personne concernée, référer la demande à Les Libraires.

6. EXACTITUDE

Les Renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Les Renseignements personnels qui servent de façon continue, y compris les Renseignements personnels qui peuvent être communiqués à des tiers, seront généralement exacts et à jour à moins que des limites se rapportant à l'exactitude de ces renseignements ne soient clairement établies.

Les Libraires ne mettra pas systématiquement à jour les Renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis.

Le degré d'exactitude et de mise à jour ainsi que le caractère complet des Renseignements personnels dépendront de l'entrée (i) de vos données ou (ii) des données générées par votre utilisation des produits ou services de Les Libraires ainsi que de l'utilisation des Renseignements personnels, compte tenu de vos intérêts.

7. MESURES DE SÉCURITÉ

Les Renseignements personnels seront protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Les Libraires prendra les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection des Renseignements personnels recueillis, utilisés, divulgués, détenus ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels, des fins pour lesquelles ils doivent être utilisés, de la quantité et de la distribution des Renseignements personnels et du support sur lequel ils sont conservés.

Les mesures de sécurité de Les Libraires protégeront les Renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification.

La nature des mesures de sécurité variera en fonction du degré de sensibilité des Renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la répartition et du format des Renseignements personnels ainsi que des méthodes de conservation.

Les méthodes de protection comprennent:

  • des mesures physiques (par exemple la restriction de l'accès aux bureaux);
  • des mesures administratives (par exemple des autorisations sécuritaires); et
  • des mesures techniques (par exemple l'usage de mots de passe).

Les Libraires sensibilisera son personnel à l'importance de protéger le caractère confidentiel des Renseignements personnels et un soin particulier sera apporté au moment de la destruction des Renseignements personnels afin d'empêcher des personnes non autorisées à avoir y accès.

8. TRANSPARENCE

Les Libraires rendra facilement accessible de l'information précise sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des Renseignements personnels.

Les Libraires fait preuve de transparence au niveau de ses politiques et pratiques concernant la gestion des Renseignements personnels. Vous pourrez obtenir de l'information au sujet des politiques et des pratiques de Les Libraires sans efforts déraisonnables. Cette information sera disponible sous une forme aisément accessible et compréhensible.

Les renseignements fournis comprendront:

  • le nom ou le titre de même que l'adresse de la personne responsable de la Politique et des pratiques de Les Libraires et à qui il faut acheminer les plaintes et les demandes de renseignements;
  • la description du moyen d'accès aux Renseignements personnels que détient Les Libraires;
  • la description du genre de Renseignements personnels que possède Les Libraires, y compris une explication générale de l'usage auquel ils sont destinés;
  • les Renseignements personnels qui sont communiqués aux organisations connexes (par exemple, les librairies affiliées).

Les Libraires peut rendre l'information concernant sa politique et ses pratiques en matière de Renseignements personnels accessibles de diverses façons. La méthode choisie est en fonction de la nature des activités de Les Libraires et d'autres considérations.

9. ACCÈS DES INDIVIDUS À LEURS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sur demande, vous serez informé de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de vos Renseignements personnels et obtiendrez l'accès à ces Renseignements. Vous pourrez contester l'exactitude et l'intégralité des Renseignements et y apporter les corrections appropriées.

Sur demande, Les Libraires, vous informera si elle détient des Renseignements personnels sur vous et pourra en indiquer la source. De manière générale, Les Libraires vous donnera accès à ces Renseignements personnels. Vous pourriez être requis de fournir des informations suffisantes afin de permettre à Les Libraires de vous communiquer un compte rendu de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation des Renseignements personnels.

Vous êtes en droit de faire supprimer un Renseignement personnel vous concernant s'il fut recueilli d'une manière illicite.

Une demande d'accès, de rectification ou de suppression ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par vous et que vous êtes en mesure de prouver que vous êtes la personne concernée par la demande (ou son représentant, l'héritier ou le successeur de la personne concernée, le liquidateur de la succession ou le bénéficiaire d'une assurance-vie ou d'une indemnité de décès).

Lorsque Les Libraires détient un dossier qui fait l'objet d'une demande d'accès, de rectification ou de suppression, Les Libraires répond dans un délai raisonnable suivant réception de la demande. Les renseignements demandés seront fournis sous une forme aisément compréhensible. (Par exemple, si Les Libraires se sert d'abréviations ou de codes pour l'enregistrement des Renseignements personnels, elle fournira les explications nécessaires).

Dans certaines situations, il peut être impossible à Les Libraires de communiquer tous les Renseignements personnels qu'elle possède à votre sujet. Les exceptions aux exigences en matière d'accès sont restreintes et précises. Les raisons pour lesquelles l'accès est refusé sont fournis sur demande.

Parmi ces exceptions figurent des renseignements dont le coût de transmission est exorbitant, des renseignements contenant des détails concernant d'autres personnes, l'existence de raisons d'ordre juridique, de raisons de sécurité ou de raisons d'ordre commercial qui empêche la transmission des renseignements et le fait que les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou le secret relatif au litige.

Les Libraires peut refuser de vous communiquer des Renseignements personnels lorsque la divulgation de ces Renseignements personnels risquerait d'entraver une enquête dont le but est la prévention, la détection ou la répression de crimes ou d'infractions statutaires.

Les Libraires refusera de vous communiquer des Renseignements personnels lorsque (i) la divulgation risquerait de révéler des Renseignements personnels à propos d'un tiers ou l'existence de tels Renseignements personnels et (ii) cette divulgation serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers, sauf si ce dernier consent à la divulgation des Renseignements personnels ou qu'il ne s'agisse d'un cas d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d'une personne.

Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission des Renseignements personnels.

10. POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE À L'ÉGARD DU NON-RESPECT DES PRINCIPES

Vous pouvez contester le respect de cette Politique par Les Libraires en vous adressant aux personnes responsables d'assurer le respect de celle-ci.

Les Libraires a établi des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques de gestion des Renseignements personnels. La procédure relative aux plaintes est facilement accessible et simple à utiliser.

Les Libraires informera les personnes qui présentent une demande de renseignements ou déposent une plainte de l'existence des procédures pertinentes.

Les Libraires fera enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, Les Libraires prendra les mesures appropriées y compris, au besoin, la modification de ses politiques et de ses pratiques.

Lorsqu'une plainte n'est pas résolue à votre satisfaction, le contenu de la contestation non résolue sera enregistré par Les Libraires.

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